قانون پارتو در مدیریت زمان که متداول ترین نام آن قانون 20/80 است بیان می کند که ۸۰ درصد نتایج حاصل از ۲۰ درصد تلاش ها به دست می آید. به عبارتی ساده تر، بخش کوچکی از فعالیت های ما، تاثیر بسیار زیادی بر نتایج کلی ما دارند. با شرکت در یک دوره کوچینگ مدیریت زمان، می توان این 20 درصد فعالیت های کلیدی را شناسایی کرد و با تمرکز بر روی آنها به افزایش بهره وری در زندگی روزانه و صرفه جویی در زمان دست یافت. اصل پارتو همچنین در جنبه های مختلفی مثل حوزه فروش، بازاریابی، کنکور، زندگی روزانه و… به ما کمک می کند تا از انجام کارهای کم اهمیت و وقت گیر خودداری کرده و بر روی مواردی که بیشترین ارزش را برای ما ایجاد می کنند، تمرکز کنیم.
قانون پارتو در مدیریت زمان چیست؟
اصل پارتو یا قانون 80/20 یک اصل مهم در مدیریت زمان، منابع و کسب و کار است. این اصل می گوید که معمولا بخش کوچکی از تلاش های ما، بخش بزرگی از نتایج را به همراه دارد. کوچینگ برای مدیران به آنها کمک می کند تا این اصل را در عمل پیاده کرده و با شناسایی 20 درصد از فعالیت های کلیدی، به نتایج بسیار بهتری دست یابند.
به بیان دقیق تر اصل پارتو بیان می کند که 80 درصد از نتایج کارها، تنها از 20 درصد فعالیت های انسان شکل می گیرند. به عبارتی 20 درصد ورودی ها می توانند 80 درصد از پیامدها را به وجود آورند. درک این مفهوم بسیار مهم است؛ زیرا می تواند به شما کمک کند که کدام کارهایتان را در اولویت قرار دهید تا بتوانید بیشترین تاثیر را دریافت کنید.
آشنایی با تاریخچه قانون پارتو یا قانون 20/80 در مدیریت زمان
اصل پارتو از کجا آمد؟ قانون پارتو در سال 1896 توسط فیلسوف و اقتصاددان ایتالیایی به نام ویلفردو پارتو مطرح گردید و به همین دلیل هم اصل پارتو نام گذاری شد. پارتو مشاهده کرد که 20 درصد گیاهان نخود او در باغش، 80 درصد نخودهای سالم را تولید می کنند. همچنین او متوجه شد که 80 درصد زمین ها در ایتالیا، متعلق به 20 درصد از جمعیت آنجا است. این فیلسوف ایتالیایی صنایع مختلفی را مورد بررسی قرار داد و به این نتیجه رسید که اصل پارتو در بسیاری از جنبه های زندگی از کسب و کار تا روابط شخصی، تکرار می شود و بر اساس توزیع ناهموار شکل گرفته است.
این بدان معناست که توزیع منابع و نتایج به صورت نامتناسب است و بخش کوچکی از عوامل، بخش بزرگی از نتایج را به همراه دارند. اصل پارتو را می توان با استفاده از یک فرمول ریاضی خاص هم توضیح داد. این فرمول نشان می دهد که بین دو چیز (به عنوان مثال تعداد افراد و مقدار ثروتی که دارند) یک رابطه خاص وجود دارد. این رابطه به این صورت است که اگر مقدار یکی از این چیزها تغییر کند، مقدار چیز دیگر هم به طور خاصی تغییر خواهد کرد.
مثال های کلی از اصل پارتو یا قانون 20/80
قانون ۸۰/۲۰ یک اصل فراگیر است که در حوزه های مختلفی از جمله اقتصاد، مدیریت و زندگی روزمره قابل مشاهده می باشد. برای روشن شدن موضوع به چند مثال زیر توجه کنید.
- 80 درصد از سود یک کسب و کار را تنها 20 درصد مشتریان آن تامین می کنند.
- 20 درصد از بازیکنان، 80 درصد امتیاز را کسب می کنند.
- 80 درصد میوه های یک باغ را 20 درصد گیاهان آن تامین می کنند..
- 20 درصد از نمایندگان فروش می توانند 80 درصد نتایج کل فروش را رقم بزنند.
- 80 درصد از خرابی های نرم افزار، فقط به خاطر 20 درصد از باگ های نرم افزاری گزارش شده است.
- 80 درصد از هزینه های مراقبت بهداشتی، با 20 درصد از هزینه ی بیماران تامین
- 20 درصد از بیماران، 80 درصد از هزینه های سیستم بهداشت و درمان را ایجاد می کنند.
این مثال ها را می توان بطور شخصی تر در بسیاری از جنبه های زندگی نیز تجربه کرد. به عنوان مثال اگر کتابی را مطالعه می کنید، ممکن است متوجه شوید که 20 درصد از صفحات کتاب، 80 درصد از اطلاعات کلیدی آن را در خود جای داده اند. و یا اگر در موبایل خود 20 اپلیکیشن داریم، تنها از 6 برنامه به طور روزانه استفاده می کنیم.
مزایای استفاده از قانون پارتو در مدیریت زمان
بزرگترین مزیت استفاده از قانون پارتو در مدیریت زمان این است که با کمترین میزان کار می توانید حداکثر تاثیر را ایجاد کنید. این راهکار باعث می شود تیم شما کارآمدتر کار کنند و روی ابتکارات خاص متمرکز بماند. همچنین قانون 20 80 با اولویت بندی صحیح به افزایش معیارهای شما در زمان کمتر، کمک می کند. سایر مزایای استفاده از اصل پارتو به شرح زیر است.
- می توان اولویت ها را برای خود و برای تیم مشخص کرد.
- شاهد افزایش بهره وری روزانه با تمرکز بر فعالیت های مهم تر
- دستیابی به توانایی تقسیم کار به بخش های قابل مدیریت
- چیدن استراتژی متمرکزتر و تصمیم گیری بهتر
- کاهش فشار کاری و استرس با حذف فعالیت های کم اهمیت
کاربرد قانون 20/80 یا اصل پارتو در مدیریت زمان چیست؟
قانون 20/80 یک اصل قدرتمند است که در بسیاری از جنبه های زندگی کاربرد دارد. اصل پارتو به ما کمک می کند تا با تمرکز بر فعالیت های مهم و اولویت بندی کارها در زندگی شخصی و کسب و کار، به نتایج بهتری دست پیدا کنیم. در ادامه به بررسی برخی از مهم ترین کاربردهای نظریه پارتو می پردازیم.
اصل پارتو به ما یاد می دهد که به جای تلاش برای بهبود همه چیز، باید بر روی آن ۲۰ درصدی که بیشترین تاثیر را دارند، تمرکز کنیم. با این کار می توانیم به نتایج بهتری دست پیدا کنیم، زمان و انرژی خود را بهینه کنیم و زندگی خود را بهبود بخشیم.
کاربرد قانون پارتو در مدیریت زمان
یکی از کاربردهای قانون پارتو در مدیریت زمان است. اگر 20 درصد از کارهایی که بیشترین اهمیت را دارند، شناسایی کنیم و آنها را در اولویت قرار دهیم، می توانیم زمان خود را به طور موثرتری مدیریت کنیم. همچنین با به کارگیری قانون 20/80، هشتاد درصد کارهای کم اهمیت حذف می شوند و به جای تلاش و صبر زیاد برای چنین کارهایی که در پایان بازدهی بالایی هم ندارند، تمرکز خود را بر روی پروژه های مهم تر قرار داد که نتیجه ای در بر دارند.
کاربرد استفاده از قانون 20/80 در زندگی روزمره
قانون پارتو در انجام وظایف روزانه سبب می شود که 20 درصد از عادات و رفتارهایی که بیشترین تاثیر را روی سلامتی دارند را بهبود بخشیم یا آن دسته از کارها که باعث اتلاف وقت می شوند را شناسایی کنیم و آنها را کنار بگذاریم. همچنین با شناسایی ۲۰ درصد از هزینه هایی که بیشترین بخش از بودجه ما را تشکیل می دهند، می توانیم آن ها را کاهش دهیم و پس انداز بیشتری داشته باشیم. تمام این کارها باعث می شوند که بهره وری افراد در زندگی و انجام وظایف روزانه افزایش یابد.
کاربرد استفاده از اصل پارتو در موفقیت و توسعه فردی
چگونه به هدف هایمان برسیم؟ یکی از راه های رسیدن به موفقیت، استفاده از قانون 20/80 است؛ اما تاثیر قانون 20/80 در موفقیت چیست؟ قانون 20/80 به ما کمک می کند که با شناسایی مهارت ها و توانایی هایی که بیشترین تاثیر را بر موفقیت ما دارند، بر روی آن ها تمرکز کرده و تقویت شان کنیم. همچنین این اصل تاثیر زیادی در اولویت بندی کارها دارد که با شناسایی کارهای مهم، ذهن ما از آشفتگی راحت می شود و در نتیجه زمان و انرژی مان نیز حفظ می گردد. زمان و انرژی باقی مانده را باید صرف کارهای جدید مورد علاقه کرد تا نتیجه این عمل ها که رسیدن به موفقیت مداوم است را احساس کرد.
کاربرد اصل پارتو در کنکور
در کنکور نیز بر اساس اصل پارتو یعنی با مدیریت زمان و صرف انرژی کمتر، می توان بهترین نتیجه را دریافت کرد. برای دریافت این موفقیت، آن دسته از مطالب و موضوعاتی که بیشترین استعداد و علاقه را نسبت به آنها دارید، انتخاب کنید و بیشتر تمرکزتان را برای مطالعه بگذارید. همچنین حذف 80 درصد از مطالبی که بازدهی برای شما ندارند و هیچ استعدادی در آن ها ندارید، باعث می شود که استرسی نیز بر شما تحمیل نشود.
کاربرد اصل پارتو در کسب و کار و فروش
کاربرد اصل پارتو در کسب و کار می گوید باید 20 درصد از مشتریانی که 80 درصد درآمد را ایجاد می کنند، شناسایی کرده و تمرکز خود را بر روی حفظ آنها بگذاریم. همچنین باید آن دسته از محصولاتی که سودآوری بالایی را در کسب و کارتان دارند را بشناسید و کیفیت و تنوع آنها را بهبود ببخشید.اینگونه شما به 80 درصد فروش خود می رسید و سوددهی تان به طور چشمگیری افزایش می یابد.
چگونه می توان از قانون 20/80 در زندگی استفاده کرد؟
قانون 20/80 یا اصل پارتو، یک اصل قدرتمند است که می گوید در بسیاری از موارد، 80 درصد نتایج از 20 درصد علل ناشی می شود. به عبارت ساده تر، بخش کوچکی از تلاش های ما، بخش بزرگی از نتایج مان را رقم می زند. برای استفاده موثر از این قانون در زندگی روزمره، می توانید مراحل زیر را دنبال کنید.
20 درصد مهم کارهایتان را شناسایی کنید.
تمام کارها، پروژه ها و اهداف خود را لیست کنید. به هر یک از موارد نمره ای بین 1 تا 10 بدهید که نشان دهنده اهمیت آن باشد. بر روی مواردی که بالاترین امتیاز را دارند، تمرکز کنید. این ها همان 20 درصدی هستند که 80 درصد از نتایج شما را به همراه خواهند داشت.
سرمایه گذاری بر روی 20 درصد
بعد از شناسایی 20 درصد مهم در لیست خود، باید بر روی آنها سرمایه گذاری کنید. یعنی بیشترین زمان و انرژی تان را صرف 20 درصد مشخص شده کنید. همچنین باید بهترین منابع تان (پول، افراد، ابزار و…) را برای این موارد اختصاص دهید. پیشرفت این 20 درصد را به طور مداوم نظارت کنید.
حذف یا کاهش 80 درصد باقی مانده
در اصل پارتو برای مدیریت زمان، باید کارهایی که به طور کامل به نتایج شما ارتباطی ندارند را حذف کنید. همچنین باید برای کارهایی که اهمیت کمتری دارند، زمان و انرژی کمتری بگذارید. چنانچه ممکن است این کارها را به دیگران واگذار کنید.
چند نکته برای به کارگیری اصل پارتو در زندگی روزمره
پیاده سازی قانون 80/20 در زندگی روزانه، باعث افزایش کارایی می شود؛ اما ممکن است در شروع این روش با برخی مشکلات و چالش ها روبرو شوید که در ادامه به نکاتی در این خصوص می پردازیم.
- زمان تان را کنترل کنید و تمام فعالیت هایی که در هر دقیقه انجام می دهید را ثبت کنید. این عمل مشخص می کند که در طول روز به چه کارهایی می پردازید و 20 درصد فعالیت های مهم شما کدام موارد هستند.
- تمرکزتان را بر روی فعالیت های مهم بگذارید. وقتی لیست کاملی از فعالیت های روزانه خود تهیه کنید، متوجه می شوید که برخی فعالیت های شما هیچ سودی برایتان ندارد اما زمان زیادی را صرف انجام دادن آنها می کنید. پس از شناسایی این موارد، تمرکز خود بیشتر بر روی فعالیت های مهم قرار دهید.
- لیست وظایف روزانه خود را بازبینی کنید. 20 درصد کارهای شما در لیست وظایف روزانه تان، باید بازتاب اولویت هایتان باشد. همچنین باید کارهای کم اهمیت را در کمترین زمان ممکن انجام دهید تا زمان کافی و اصلی برای انجام دادن کارها با میزان اهمیت بالا داشته باشید.
- بازه زمانی که در طول روز بیشترین میزان بازدهی را دارید، مشخص کنید. هر فرد در یک زمان از روز انرژی زیادی دارد و بهتر می تواند بر روی کار متمرکز شود، با مشخص کردن این تایم، برنامه تان را طوری بچینید که مهم ترین فعالیت ها در آن زمان قرار بگیرد.
- عواملی که باعث می شوند در حین کار، تمرکزتان به هم بریزد را پیدا کنید و مشخص کنید که کدام یک بیشتر منجر به حواس پرتی شما می شود. با حذف این عوامل، بهره وری و بازدهی تان افزایش می یابد.
جمع بندی؛ قانون پارتو یا قانون ۸۰ ۲۰ چیست و چگونه به موفقیت ما کمک می کند؟
اصل پارتو یا قانون 20/80 یک تکنیک برای مدیریت زمان است که می گوید فقط با انجام دادن 20 درصد از فعالیت ها می توان 80 درصد نتایج دلخواه را به دست آورد یا می توان گفت 80 درصد خروجی کارها از 20 درصد ورودی ها ناشی می شوند. این اصل می تواند زندگی ما را تحت تاثیر قرار دهد و نتایج مثبتی همچون افزایش بهره وری، کاهش فشار کاری، تعیین اولویت برای کارها و… را رقم زند. قانون پارتو در مدیریت زمان یا قانون 20/80 در تمام جنبه های زندگی همچون مدیریت زمان، موفقیت و توسعه فردی، کسب و کار، کنکور و.. کاربرد دارد.
سوالات متداول در خصوص قانون پارتو در مدیریت زمان
نام های دیگر قانون پارتو در مدیریت زمان چیست؟
قانون پارتو در مدیریت زمان نام های دیگری دارد که رایج ترین آن، قانون 20/80 است. همچنین به این قانون، اصل پراکندگی فاکتورها و قانون معدود حیاتی نیز می گویند.
معایب استفاده از قانون 20/80 چیست؟
یک تعبیر نادرست و رایج از اصل پارتو وجود دارد که با 20٪ تلاش، می توانید 80٪ از نتایج را به دست آورید. لزوما اینطور نیست. اعداد 20 و 80 درصد به میزان تلاش شما اشاره نمی کنند، بلکه به دلایل و پیامدهایی که روی آنها کار می کنید اشاره دارد. هدف این نیست که میزان تلاش را به حداقل برسانید، بلکه تمرکز تلاش خود را بر روی بخش خاصی از کار برای ایجاد تاثیر بیشتر است. برای رسیدن به 80 درصد نتایج، هنوز باید 100 درصد تلاش خود را روی آن 20 درصد تمرکز بگذارید.
یکی دیگر از نکات منفی قانون 20/80 این است که گاهی اوقات اعضای تیم ممکن است بیش از حد تمرکز داشته باشند و به کارهای دیگر توجهی نکنند. اگر فقط روی کارهای مهم تمرکز کنید و کارهای کمتر مهم مانند ایمیل و سایر مکاتبات را کنار بگذارید، همه چیز ممکن است از بین برود. چالش، یافتن تعادل مناسب در استفاده از قانون 20/80 و انجام بقیه وظایفتان است، حتی اگر 80 درصد نتایج را به همراه نداشته باشند.
منبع:
اشتراک گذاری:
