کنترل در مدیریت و سازمان

هرکسب و کار یا سازمانی در روند شکل‌گیری، حرکت به سوی اهداف و رشد و موفقیت در مسیر تعیین‌شده، همواره با موانع مختلف و گوناگونی روبرو می‌شود که هر یک از این موانع با توجه به جزئیات و توان خود سبب دور شدن و انحراف یافتن مسیر اصلی کسب و کار به سمت و سویی غیر منتظره و پیش‌بینی نشده می‌شود و اهمیت بالای کنترل مدیریت در سازمان نیز دقیقاً به همین دلیل است. یکی از مهم‌ترین و اصلی‌ترین وظایف یک مدیر خوب و هوشمند، کنترل و مدیریت درست و اصولی سازمانش است. مدیر هر مجموعه به کمک این کنترل می‌تواند از منابع و فعالیت‌های اعضای سازمان، حداکثر کارایی و اثربخشی را در جهت پیشرفت به سمت دستیابی به اهداف کسب و کار به دست آورد.چنانچه نسبت به انجام آزمون mbti تمایل دارید می‌توانید از طریق آکادمی پریسا احمدی منش اقدام کنید.

کوچینگ یک فرآیند همکاری و هدایت است که به افراد کمک می‌کند تا هدف‌ها و آرزوهایشان را دنبال کنند و به بهترین نسخه خود برسند. در دوره کوچینگ، مربی یا کوچ با استفاده از تکنیک‌ها و ابزارهای مختلف، فرد را در مسیری که به دنبال آن است، هدایت می‌کند. این فرآیند اغلب به عنوان کوچینگ توسعه فردی شناخته می‌شود و شامل ارزیابی آگاهی از خود، تعیین اهداف، توسعه مهارت‌ها، مدیریت زمان، حل مسائل و تسهیل در رسیدن به تغییرات مثبت است.

تمامی اهداف یک سازمان و برنامه ریزی‌هایی که برای دستیابی به آن انجام می‌شود فقط و فقط با کنترل درست و اصولی مدیران محقق می‌شود. به عبارتی می‌توان گفت که هیچ برنامه‌ای بدون کنترل و مدیریت صحیح به درستی اجرا نمی‌شود و معنا و مفهوم کنترل نیز بدون وجود برنامه هیچ و بی اهمیت است؛ بنابراین این در کنار هم و همگام با هم معنا و مفهوم پیدا می‌کنند. هر مدیری که قصد داشته باشد کسب و کارش را در جهت درست رشد دهد باید بتواند توانایی این کنترل را به دست آورد. یکی از بهترین راه‌ها برای به دست آوردن توانایی و تجربه کافی در این زمینه استفاده از کوچینگ کسب و کار است که به مدیران کمک می‌کند بتوانند هوشمندانه و بهتر در مدیریت کسب و کار خود عمل کنند. بیزینس کوچینگ در واقع یک رابطه خلاقانه میان کوچ و مراجعش است که در آن تمام تمرکز افراد بر روی هماهنگ شدن اهداف و ارزش‌های فردی و سازمانی است و در رشد و ارتقا افراد تأثیر بسیار زیاد و فوق‌العاده‌ای دارد. مدیران هر مجموعه با شرکت در دوره‌های کوچینگ مدیران می‌توانند مهارت‌های جدید و کارآمدی در ارتباط با مدیریت کسب و کارشان به دست آوردند و در نتیجه موفق‌تر عمل کنند.

روش‌های مختلف کنترل سازمانی

همان‌طور که گفتیم، کنترل در سازمان به معنای تلاش مداوم و منظمی است که به منظور رسیدن به اهداف از پیش تعیین شده در جهت رشد و پیشرفت یک کسب و کار انجام می‌شود و به عبارتی این فرایند به مدیران کمک می‌کند تا برنامه‌ریزی و مدیریت درستی بر کارها داشته باشند. در ادامه شما را با روش‌های مختلف کنترل سازمانی آشنا می‌کنیم:

• کنترل پیش برنده:

در این روش نتیجه‌ی مورد انتظار از فرایندی که قصد انجام آن را داریم پیش‌بینی می‌کنیم و مسیری که قرار است طی شود را نیز یکبار تصور می‌کنیم تا ببینیم آیا این راه برای رسیدن به هدفی که مشخص کردیم مناسب است یا نه. در صورتی که در پیش‌بینی‌ها ایرادی پیدا کنیم، می‌توانیم اصلاحاتی را در برنامه‌ریزی انجام دهیم یا راه حل‌های جایگزینی را از پیش تعیین کنیم. این روش کنترل زمانی مؤثر واقع می‌شود که اطلاعات به موقع و کاملاً دقیق در اختیار مدیر قرار بگیرد. کنترل پیش برنده به مدیران کمک می‌کند تا تصمیمات درست و به موقعی اتخاذ کنند.

• کنترل غربالی:

در این روش، در هر محله از فرایند کارهایی که برای رسیدن به هدف سازمان برنامه‌ریزی شده است، ارزیابی و تستی انجام می‌شود که این تست نیز به صورت پرسش‌هایی است که پاسخ آن‌ها بله یا خیر است. این کنترل سازمانی برای بررسی کیفیت عملیات‌ها و کارهای مختلف مورد استفاده قرار می‌گیرد.

• کنترل پس از عمل:

این روش کنترل اغلب پس از انجام فرایند تعیین شده و برای بررسی نتایج نهایی کار صورت می‌گیرد و  میزان پیشرفت یا انحراف کار را مشخص می‌کند. از این کنترل در سازمان می‌توان برای برنامه‌ریزی کارهای آینده استفاده کرد.

ویژگی‌های کنترل مؤثر در سازمان

با توجه به مباحث بالا، یک سازمان موفق برای پیشرفت باید دارای یک کنترل مؤثر و مطمئن باشد؛ اما چه کنترلی مؤثر است؟ در ادامه پاسخ این سؤال را به شما می‌گوییم. همچنین لازم به ذکر است که هر مدیریت خودش به عنوان یک کوچ موفق و خوب می‌تواند کوچینگ سازمانی مجموعه خودش را بر عهده بگیرد و به کارمندانش کمک کند تا بتوانند در مسیر رشد و پیشرفت حرفه‌ای خودشان و رسیدن به اهداف مجموعه بهتر عمل کنند.

یک کنترل مؤثر دارای ویژگی‌های زیر است:

• دقت بالا
• به موقع و زمانمند
• مبتنی بر هدف و برنامه‌ریزی
• معقولانه و قابل درک
• مقرون به صرفه
• تمرکز بر نقاط استراتژیک
• تعیین کننده پارامترهای مناسب
• انعطاف‌پذیر
• توانایی کشف مشکلات و رفع آن‌ها
• تجدید نظر و اصلاح برنامه‌های ناکارآمد

مراحل کنترل سازمانی

• تعیین معیارها و ضوابط:

در هر سازمان باید به صورت جداگانه معیارها و ضوابط مشخصی برای افراد، واحدهای مختلف و کل سازمان تعیین شود. تمامی افراد حاضر در سازمان و خود مدیر باید به طور واضح بدانند که ضوابط، معیارهای رفتاری و عملکردی چیست و استانداردهای لازم برای عملکرد و کارایی و اثربخشی درست و بهتر سازمان کدام‌اند تا بتوانند با توجه به آن‌ها بهتر و دقیق‌تر کار کنند.

• مقایسه عملکرد سازمان با توجه با استانداردها:

ممکن است در بسیاری مواقع دستیابی به استاندارهای مناسب و درست و یا تبدیل آن‌ها به آمار دقیق اندکی دشوار باشد؛ اما هنر یک مدیر خوب دقیقاً همین‌جا است که بتواند با شاخص‌سازی، عملکرد بخش‌ها و واحدهای مختلف را باتوجه‌به استانداردها اندازه‌گیری کند و آمار صحیح و درستی را ارائه کند. مدیران کسب و کارهای مختلف می‌توانند با شرکت در دوره تربیت کوچ، هم مهارت‌ها خودشان را در زمینه کنترل و مدیریت سازمانی افزایش دهند و هم پس از پایان دوره به عنوان یک مربی کوچینگ برای کارمندانشان باشند.

• تشخیص مشکلات و انحرافات مسیر و یافتن علت بروز آن‌ها:

زمانی که استانداردها و معیارهای سازمان به درستی مشخص شد، مدیران باید به دنبال کشف انحرافات مسیر با توجه به معیارهای تعیین شده باشند. یک مدیر توانمند در مسیر کنترل، باید بتواند به بهترین شکل میزان انحراف و نوع آن را مشخص کند و در صورتی که این میزان انحراف زیاد و چشمگیر بود، به بررسی علت بروز و رفع آن بپردازد. البته ذکر این نکته نیز الزامی است که هر فردی پیش از اینکه بخواهد یک مدیر توانمند و خوب باشد باید در راستای توسعه مهارت‌های فردی خود بکوشد؛ چراکه هر فردی تا زمانی که نتواند مهارت‌ها و ویژگی‌ها و توانایی‌ها خاص خودش را کشف کند، قادر نیست که بتواند کسب و کارش را نیز به درستی کنترل نماید؛ چون موفقیت یک کسب و کار تا میزان زیادی به تصمیم‌گیری‌ها و افکار و عقاید مدیر آن سازمان وابسته است. به همین دلیل هم توصیه می‌شود تا مدیران و البته تمامی افرادی که به دنبال پیشرفت و رشد بیشتر هستند حتماً در دوره‌های کوچینگ توسعه فردی شرکت نمایند تا در ابتدا با خود و ویژگی‌هایشان آشنا شوند و سپس در مسیر درست رشد و موفقیت قرار بگیرند.

• تدوین و اجرای اقدامات مورد نیاز:

بعد از کشف و بررسی انحرافات و پیدا کردن دلایل پیش آمدن آن‌ها مدیران باید اقدامات لازم جهت رفع و یا راه‌های جایگزین را مشخص کنند. در این زمینه آن‌ها می‌توانند با استفاده از تجارب مدیریتی خود و یا کمک گرفتن از فردی به عنوان مشاور، اقدامات مورد نیاز برای آینده را تهیه و تدوین کنند تا در نهایت سازمان بتواند به معیارها و ضوابط و استانداردهای خود بازگردد. برخی از کارها و اقداماتی که در مسیر کنترل سازمانی انجام می‌گیرد شامل موارد زیر است:

• برنامه‌های آموزشی
• تغییر سیستم حقوق و دستمزد و پاداش
• تغییر برنامه‌ریزی
• ایجاد انگیزش در سازمان
• تغییر فرهنگ سازمانی
• تغییر مدیران داخلی
• تغییر ساختار سازمان

به یاد داشته باشید که مدیریت و کنترل تنها محدود به کسب و کارها نیست و هر فردی برای رسیدن به موفقیت در زندگی و کار باید توانایی کنترل اوضاع و اتفاقات پیرامونش را داشته باشد.